Der flexible Austausch von Terminen und E-Mails

Die OutlookSchnittstelle im Haus- und AkademieManager

E-Mails archivieren

Mithilfe dieses Moduls werden E-Mails, die in Outlook eingehen oder von dort verschickt werden, direkt Adressen oder Vorgängen zugeordnet und in der Historie hinterlegt. Damit wird die gesamte relevante E-Mail-Kommunikation, inklusive aller Anlagen, protokolliert – neben der bereits bestehenden Dokumentenhistorie. Das Modul die OutlookSchnittstelle archiviert die E-Mails selbstständig, sodass sie bei den ursprünglichen Empfängern gelöscht werden können.

Termine im Kalender darstellen

Über die Kalender-Funktion werden Raumbelegungen von Veranstaltungen als Termine in einem (frei wählbaren) Outlook-Kalender eingetragen. Wenn Sie einen Exchange-Server nutzen, können alle Mitarbeiter*innen des Hauses die Termine über Outlook einsehen. Auf Anfrage kann auch die Übergabe weiterer Daten, wie z.B. Zimmerbelegungen und Seminare, eingerichtet werden.

Funktionen

✓ Automatische Zuordnung des ein- und ausgehenden E-Mail-Verkehrs zu Adressen und Vorgängen (Belegungen oder Seminaren)
✓ Speicherung der E-Mails in der jeweiligen Historie der Adresse oder des Vorgangs
✓ Automatische Archivierung relevanter E-Mails
✓ Anzeige der in der Historie hinterlegten E-Mails inkl. aller Anhänge
✓ Anzeige der Raumbelegungen in Outlook-Kalendern als Termine
✓ Outlook-Kalender sind frei wählbar

Ihr Nutzen

✓ Mehr Transparenz im Haus durch das Hinterlegen der E-Mail-Kommunikation zu Vorgängen und Adressen
✓ Termin-Informationen aus dem Haus- und AkademieManager sind für alle Mitarbeiter*innen über das gewohnte Outlook sichtbar