„die hauslehrer“ nutzen erfolgreich die Sage 100 (Sage Office Line)
sowie Bauknecht Softfolio und LANprovision für Vermittlung, Dokumentation und Abrechnung
Lesezeit 11 Minuten | Aktualisiert: 23. Juni 2016
Das Nachhilfeinstitut „die hauslehrer“ setzt auf ein einzigartiges Konzept: Die Lehrkräfte kommen zu den SchülerInnen nach Hause, um sie zu unterrichten. Gleichzeitig legen „die hauslehrer“ großen Wert auf die Auswahl und Ausbildung ihrer LehrerInnen. Alle sind pädagogisch-psychologisch geschult und werden wöchentlich supervidiert und fortgebildet.
Im Jahr 1994 hat Diplom-Pädagoge Carl Peter Dege mit Unterstützung seiner Ehefrau Maria Dege „die hauslehrer“ gegründet. Inzwischen hat die Einrichtung in 12 Bundesländern über 200 qualifizierte LehrerInnen im Einsatz.
Als im Jahr 2013 die Vorbereitungen für SEPA auf Hochtouren liefen, war Carl Peter und Maria Dege klar, dass die Zeit für eine neue Software gekommen war. Über viele Jahre hatten sie für die Verwaltung eine Datenbank auf Basis von Excel genutzt. Das System war jedoch nicht ausbaufähig. Die Entscheidung für die Sage Office Line und Softfolio CRM von Bauknecht fiel nach einem ausführlichen Gespräch bei der Computer-L.A.N. GmbH. Der Leiter der Abteilung für Software und IT-Systeme, Artur Bender, erläuterte ihnen detailliert, was mit der Software möglich ist. Anschließend erarbeitete er ein Pflichtenheft. „Dadurch haben wir gesehen, dass die Software alles kann, was wir brauchen“, sagt Maria Dege. Zu Beginn nutzte sie das alte und das neue System parallel. Pünktlich zum 31.12.2013 wurden alle Daten eingespielt, sodass der Echtbetrieb zum Jahresanfang 2014 starten konnte. „Die Einführung lief vollkommen reibungslos“, erinnert sich Maria Dege. Schon damals hatte sie das gute Gefühl, die richtige Wahl getroffen zu haben. „Die Betreuung war für uns von Anfang an sehr wichtig. Es hat sich schnell gezeigt, dass wir bei LAN in besten Händen sind.“
Automatisiertes Zahlungswesen
Neben den Adressdaten von Kunden und Lehrkräften verwaltet Maria Dege mit der Sage Office Line Verträge und Rechnungen. „Alle Zahlungsabläufe funktionieren jetzt einfacher“, sagt sie. Eine große Hilfe ist ihr die periodische Abrechnung. Über diese Funktion erstellen „die hauslehrer“ für alle Kunden mit einem Jahresvertrag jeden Monat automatisch eine virtuelle Rechnung. Buchungen, Lastschriftenverfahren oder auch Mahnungen werden so pünktlich erledigt. Für den internen Gebrauch wird ein Beleg erstellt. „So habe ich den kompletten Überblick über offene Posten bei Kunden und Lehrern.“
Zur Abrechnung von Honoraren hat LAN für Sage das Standard-Modul LANprovision entwickelt. Diese Erweiterung wurde speziell für „die hauslehrer“ angepasst. Auf Knopfdruck lassen sich damit die Honorare auf Basis der Verträge berechnen und in einer Übersicht für die jeweiligen LehrerInnen darstellen. Dadurch spart Maria Dege bei der Verwaltung viel Zeit.
Nützliche Infos direkt im Kundeneintrag
Dank Softfolio CRM kann sie Verträge mit wenigen Klicks exakt auf ihre Kunden zuschneiden. Während sie früher einen einzigen „Artikel“ zur Verfügung hatte, arbeitet sie jetzt mit 91 davon – je nachdem, wie oft im Monat und wie lang ein/e SchülerIn Unterricht bekommt. Wichtig ist auch die Dokumentation. „Im System kann ich eine Vielzahl an Informationen hinterlegen“, sagt Maria Dege. Dazu gehören etwa Details von LehrerInnen zu einzelnen Kunden oder Informationen der Konrektoren, die für die regionale Schulung der Lehrer zuständig sind. Wenn die betreffenden Kunden anrufen, sind diese Daten sofort verfügbar und eine wertvolle Hilfe.
Nach über zwei Jahren ziehen Maria und Carl Peter Dege mit Blick auf die Betreuung durch LAN eine durchweg positive Bilanz. „Alle Ansprechpartner waren immer freundlich und haben uns alles geduldig erklärt.“ Auch mit der Software sind sie absolut zufrieden. „So individuell, wie wir unsere Schüler betreuen, so individuell muss unsere Verwaltung aufgebaut sein“, sagen sie. „Genau das haben wir erreicht.“