Quick Tipp!
Erfahre in Kürze, wie Termine
und E-Mails automatisch
synchronisiert werden.
Outlook-Schnittstelle
- E-Mails zentral und strukturiert
- Termine automatisch mit Outlook synchronisieren
- Spare Zeit durch weniger manuelle Pflege
Effiziente Organisation
Zentrale E-Mail-Übersicht
Alle E-Mails werden automatisch zugeordnet und in der Historie gespeichert, inkl. Anhänge. So ist alles sofort nachvollziehbar und nichts geht verloren.
Terminsynchronisation
Seminare und Raumbelegungen erscheinen direkt in Outlook-Kalendern. Mehrere Kalender, Informationen auch für Nutzer ohne Manager-Zugang sichtbar.
Weniger manuelle Arbeit
Keine doppelte Pflege von Kalendern oder Ablagen. Zeitersparnis und bessere Übersicht dank zentraler Organisation von Terminen und E-Mails.
Flexibler Austausch von Terminen &
E-Mails im AkademieManager
Die Outlook-Schnittstelle erweitert deinen Haus- und AkademieManager um eine leistungsstarke Verbindung zu Microsoft Outlook. Sie sorgt dafür, dass Termin- und Kommunikationsprozesse reibungslos ineinandergreifen – ohne Medienbrüche, ohne manuelles Nachpflegen und ohne Informationsverlust. Ob Seminarplanung, Raumbelegung oder Kundenkommunikation: Die Schnittstelle stellt sicher, dass alle wichtigen Informationen dort sichtbar sind, wo du und dein Team arbeitet – im Haus- und AkademieManager und im gewohnten Outlook-Umfeld.
Über die Kalender-Funktion der Schnittstelle werden relevante Belegungen in Outlook dargestellt:
- Raumbelegungen und Seminare werden als Termine in einem oder beliebig vielen Outlook-Kalendern eingetragen.
- Du wählst frei aus, welche Kalender genutzt werden sollen – auch gemeinsame Kalender in einer Exchange-Umgebung.
- Mitarbeitende ohne Lizenz im Haus- und AkademieManager – z. B. Haustechnik, Facility Management, Dozierende – können die Informationen direkt einsehen, ohne Zugang zum System selbst zu benötigen.
Das spart Zeit, sorgt für klare Absprachen und hilft, Doppelbuchungen zu vermeiden.
Mit der Outlook-Schnittstelle wird dein E-Mail-Verkehr aus Outlook direkt in den Haus- und AkademieManager eingebunden:
- E-Mails, die in Outlook eingehen oder versendet werden, werden automatisch anhand der Absenderadresse oder Betreffinformationen zugeordnet.
- Jede zugeordnete E-Mail erscheint übersichtlich in der Historie der jeweiligen Adresse oder des Vorgangs (z. B. Belegung oder Seminar).
- Anlagen und Inhalte bleiben vollständig erhalten und sind zentral auffindbar.
- Die Archivierung erfolgt bewusst auf Knopfdruck – so behältst du volle Kontrolle.
Diese Funktion entlastet dich und dein Team, ersetzt manuelle Ablagen und schafft vollständige Transparenz über die Kommunikation zu Kunden, Teilnehmenden oder Mitarbeitenden.
Teams, die primär in Outlook arbeiten, behalten trotzdem alle planerischen Informationen aus dem Haus- und AkademieManager im Blick.
Kalender zeigen alle Belegungen klar und verständlich an – besonders nützlich für Haustechnik, interne Dozierende oder Facility-Management.
E-Mail-Kommunikation und Terminplanung sind vollständig protokolliert – rechtssicher, nachvollziehbar und jederzeit abrufbar.
- Lizenz für die Outlook-Schnittstelle
- Installiertes Microsoft Outlook
- Optional: Exchange-Server für geteilte Kalender
- Berechtigungen für Kalenderzugriff je nach Organisationsstruktur
Hinweis: Häufige Missverständnisse
Viele setzen die Outlook-Schnittstelle mit dem Versand von E-Mails gleich. Das ist nicht korrekt.
- Das Versenden von E-Mails aus dem Haus- und AkademieManager funktioniert auch ohne die Outlook-Schnittstelle.
- Die Schnittstelle dient ausschließlich der Synchronisation und Zuordnung – nicht dem Versand.
Module und Schnittstellen des
Haus- & AkademieManagers
Mit dem Haus- und AkademieManager managst du Seminare, Gäste, Räume und Abrechnungen mühelos. Umfangreiche Module,
automatisierte Prozesse und flexible Schnittstellen unterstützen dich in allen Bereichen und sorgen für eine effiziente Organisation.
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