Die KLVHS Oesede zeigt, wie eine moderne Veranstaltungsverwaltung im Bildungsbetrieb aussehen kann: vereinfachte Prozesse, mehr Transparenz und eine zentrale Organisation von Planung und Kommunikation durch den Einsatz von LANcloud.
Lesezeit 11 Minuten | Aktualisiert: 02. April 2025
Live-Umsetzung von LANcloud ansehen
Bildungseinrichtungen stehen häufig vor der Herausforderung, ihre Prozesse zu optimieren und den administrativen Aufwand zu reduzieren. Besonders die wachsende Zahl an Anmeldungen und die Bearbeitung komplexer Verwaltungsaufgaben bringen analoge und manuelle Arbeitsweisen schnell an ihre Grenzen. Die Umstellung auf digitale Lösungen ist oft ein schwieriger, aber notwendiger Schritt.
Die Katholische LandvolkHochschule Oesede e.V. (KLVHS) stand vor diesen Herausforderungen, als sie sich für die Einführung des Softwareprodukts LANcloud entschied. Im Interview erzählt Holger Wehlage, kaufmännischer Leiter der KLVHS Oesede, wie die Digitalisierung der Einrichtung nicht nur für eine spürbare Entlastung der Mitarbeitenden sorgte, sondern auch neue Möglichkeiten für eine zukunftsfähige, effiziente Seminarverwaltung eröffnete. Er spricht über die anfänglichen Hürden, die positiven Veränderungen nach der Einführung und welche Funktionen der LANcloud für die Katholische LandvolkHochschule Oesede besonders nützlich sind.
Als kaufmännischer Leiter trägt Holger die wirtschaftliche Verantwortung für die KLVHS Oesede. Mit seiner Erfahrung in der Leitung und Optimierung von Prozessen trägt er maßgeblich dazu bei, die Einrichtung in die digitale Zukunft zu führen. Unter seiner Leitung wird die Katholische LandvolkHochschule Oesede immer mehr zu einem modernen Ort des Lernens, der den Anforderungen der heutigen Zeit gerecht wird. Wehlage ist davon überzeugt, dass Digitalisierung ein unverzichtbarer Bestandteil der Weiterentwicklung der Bildungseinrichtung ist – und genau darüber spricht er in diesem Interview.
Die Katholische LandvolkHochschule Oesede ist eine traditionsreiche Bildungseinrichtung mit einem klaren Fokus auf der Erwachsenenbildung. Angebote zur Kinder- und Jugendbildung sowie ehrenamtlichen Engagement runden das Weiterbildungsangebot ab. Seit ihrer Gründung im Jahr 1929 bzw. der Neugründung im Jahr 1949 ist die Hochschule ein Ort, an dem Menschen für Beruf, Familie und Gesellschaft lernen.
„Lernen im Grünen“ beschreibt dabei das besondere Konzept der Bildungseinrichtung: Bildung in einer natürlichen, erholsamen Umgebung, die konzentriertes Lernen, persönliche Weiterentwicklung und Gemeinschaftserlebnisse fördert. Die naturnahe Lage der beiden Standorte ermöglicht es, theoretische Inhalte mit praktischen Erfahrungen zu verknüpfen. In Oesede stehen 14 Seminar- und Abendräume sowie Übernachtungsmöglichkeiten für bis zu 99 Gäste zur Verfügung, während in Holsten Mündrup eine einzigartige Jurte, 35 Betten, ein großer Seminarraum, ein weitläufiges Außengelände und verschiedene Sport- und Aktivitätsangebote den Bildungsalltag im Teutoburger Wald bereichern.
Im Interview mit Holger Wehlage wird deutlich, wie wichtig das Thema Digitalisierung für die Katholische LandvolkHochschule Oesede ist und wie sie die Bildungseinrichtung in ihrer Arbeit unterstützt. Die Einführung der LANcloud, einer modernen Softwarelösung zur Verwaltung von Veranstaltungen und Belegungen, war ein entscheidender Schritt in die digitale Zukunft der Einrichtung. Doch wie kam es dazu?
„Es kam im Grunde durch eine Anforderung, die wir an die Online-Seminar-Schnittstelle (Modul SEMINARE.OnlineBuchen) hatten, die wir vorher von LAN genutzt haben. Als wir die Information erhielten, dass diese Schnittstelle eingestellt wird, stießen wir auf die LANcloud“, erklärt Holger Wehlage. Der Kontakt zu Arian Akbari, dem Vertriebsleiter und COO von LAN, brachte die Lösung schließlich ins Haus. „Er hat mir die Cloud-Lösung in groben Zügen gezeigt, und ich war sofort überzeugt. Ich habe schnell erkannt: Diese Cloud kann uns helfen, viele unserer Themen voranzubringen.“
Die Katholische LandvolkHochschule Oesede arbeitet bereits seit vielen Jahren mit LAN-Produkten und hat zuvor den AkademieManager zur Verwaltung ihrer Seminare und Übernachtungen genutzt. Mit dem Wechsel auf die LANcloud setzen sie nun auf eine moderne Lösung, die sich über eine Schnittstelle direkt mit dem AkademieManager verbindet. Dadurch konnten bestehende Prozesse sowohl effizienter als auch benutzerfreundlicher gestaltet werden.
„Für uns ist die LANcloud die Eintrittskarte in die digitale Transformation.“
Der Buchungsprozess wurde erheblich verschlankt, da Daten inzwischen automatisch in LANcloud eingetragen und in den AkademieManager übernommen werden. Somit entfällt eine manuelle Eingabe oder Überprüfung durch Mitarbeitende. Dies spart Zeit, reduziert Fehlerquellen und sorgt für eine reibungslose Abwicklung. Gleichzeitig profitieren die Gäste von einer höheren Transparenz, da sofort ersichtlich ist, ob ein Seminarplatz fest gebucht wurde.
Der Versand der Seminarunterlagen und Gästeinformationen lässt sich inzwischen nahtlos in den digitalen Workflow integrieren, was die Seminarorganisation noch effizienter macht. Zudem wird in der LANcloud das Seminarangebot der Bildungseinrichtung ansprechend und übersichtlich präsentiert. Im Buchungsportal sehen wiederum die Gäste auf einen Blick eine klar strukturierte Übersicht aller Seminare, inklusive aller wichtigen Informationen, die für die Buchung relevant sind.
Doch die Einführung der neuen Technologie brachte auch Herausforderungen mit sich. „Im ersten Jahr, als ich hier im Haus war, fiel mir auf, dass vieles sehr traditionell und eingefahren war. Die Prozesse waren nicht klar, und viele Mitarbeitende waren stark darauf fokussiert, akut auftretende Probleme zu lösen“, erzählt Holger Wehlage. Besonders die Einführung der LANcloud stieß auf anfängliche Skepsis. „Die Mitarbeitenden hatten Angst, dass noch mehr Arbeit auf sie zukommt. Insbesondere die pädagogischen Mitarbeiter*innen fürchteten sich, stärker in die Pflicht genommen zu werden“, so Wehlage weiter. Diese Bedenken waren nicht unbegründet, denn im Verwaltungsteam war das neue System anfangs zu abstrakt, und es musste eine geeignete Projektstruktur gefunden werden.
„Nach dem ersten Abend mit der LANcloud hatten wir in zwei Stunden über 500 Buchungen und das alles automatisiert!“
Trotz anfänglicher Herausforderungen zeigte sich schnell, dass die LANcloud der KLVHS Oesede einen echten Mehrwert brachte. „Bereits beim ersten Einsatz war die Entlastung direkt spürbar“, betont Holger Wehlage. Vor der Einführung mussten die Mitarbeitenden hunderte von Anmeldungen per E-Mail manuell nachbearbeiten. Nach der Einführung der LANcloud hingegen verlief die Anmeldung automatisiert.
„Vorher erhielten unsere Mitarbeitenden nach der Veröffentlichung unseres Programms hunderte von Anmeldungen per E-Mail und über das Onlinemodul SEMINARE.OnlineBuchen, die sie manuell bearbeiten mussten. Nach dem ersten Abend mit der neuen Cloud-Lösung hatten wir beispielsweise innerhalb von zwei Stunden über 500 Buchungen – und das alles wurde automatisch bearbeitet!“, freut sich Wehlage. Besonders spürbar war die Entlastung zwischen den Feiertagen: „Traditionell schließen wir das Haus zwischen Weihnachten und Neujahr. Dies galt jedoch nicht für die Verwaltung, da die Mitarbeitenden die Vielzahl an Anmeldungen bearbeiten mussten. Jetzt genügt es, dass in dieser Zeit lediglich eine Person halbtags ins Büro kommt“, erklärt Holger Wehlage.
Hier findest du die angebotenen Seminare und Veranstaltungen der Katholischen LandvolkHochschule Oesede e. V.: Direkt zum Buchungsportal
Früher mussten mehrere Mitarbeitende jede Anmeldung manuell bearbeiten, bevor sie den Gästen mitteilen konnten, ob sie einen Platz bekommen haben. „Besonders bei familienpädagogischen Seminaren mit einem hohen Anteil an Stammgästen gab es oft hektische Phasen. Die Familien informierten sich über WhatsApp-Gruppen, wann das Programm während der Feiertage buchbar war, und nach wenigen Tagen kamen bereits die ersten Anfragen per E-Mail: ‚Habe ich einen Platz?‘ Dank der LANcloud wissen die Gäste nun sofort, ob ein Platz verfügbar ist, was den Prozess deutlich vereinfacht und die Kommunikation klarer macht“, berichtet Holger Wehlage.
Der Umstieg von der vorherigen On-Premise-Lösung auf die Cloud und die Anpassung der Arbeitsprozesse bringen jedoch weitere Herausforderungen mit sich. Viele Prozesse müssen neu definiert werden, was teils zu Doppelarbeit und Unsicherheiten in der Umsetzung führt. Obwohl die Cloud langfristig eine enorme Erleichterung bietet, ist der Übergang zur Nutzung dieses hybriden Systems mit hohem Aufwand und zusätzlichen Aufgaben für das Projektteam sowie die Mitarbeitenden, die sowohl mit dem AkademieManager als auch der Cloud-Lösung arbeiten, verbunden.
Die Begleitung von LAN während der Einführung wurde von Wehlage als äußerst hilfreich beschrieben. „Dass Arian uns persönlich vor Ort besuchte, war für uns sehr wichtig. Unser Geschäft lebt von persönlichem Kontakt“, betont er. Arian Akbari und Stephan Andert, Entwicklungsleiter im Bereich LANcloud, trugen durch engen Austausch und kurze Antwortzeiten dazu bei, die Einführungszeit der neuen Cloud-Software in der Katholische LandvolkHochschule Oesede auf ein Minimum zu reduzieren.
„Früher war es ein Rätsel, ob ein Seminarplatz noch frei ist. Jetzt sehen unsere Gäste sofort, ob ein Platz verfügbar ist. Das spart enorm viele Rückfragen!“
Die Katholische LandvolkHochschule Oesede profitiert von vielen Funktionen der LANcloud. Vor allem die Sichtbarkeit der Bildungsangebote hat sich durch den digitalen Auftritt deutlich verbessert. „Früher hat man uns online kaum gefunden. Jetzt sind wir über Google gut auffindbar“, so Wehlage.
Auch die Buchungsfunktion bietet große Vorteile – sowohl für die Verwaltung als auch für die Gäste. „Die Gäste sehen direkt, ob sie einen Platz bekommen oder nicht. Das nimmt Unsicherheiten und reduziert Rückfragen enorm“, erklärt Wehlage. Zudem müssen Anmeldedaten nicht mehr händisch von Mitarbeitenden überprüft oder übertragen werden, was den administrativen Aufwand erheblich reduziert.
Ein weiteres Plus ist die Auswertung der Feedbackbögen. Diese werden grafisch gut dargestellt und können per Mausklick ausgewertet werden, ganz ohne die aufwendige manuelle Auswertung von Papierfragebögen. „So können wir auch unser Qualitätsmanagement besser gestalten“, so Wehlage.
Darüber hinaus ermöglicht die LANcloud eine schnellere und übersichtlichere Auswertung der Buchungszahlen. „Wir können viel schneller sehen, welche Seminare gut laufen und wo noch Plätze frei sind.“ Das schafft eine neue Transparenz in der Planung und erleichtert die Steuerung der Angebote. Durch diese Verbesserungen konnte die KLVHS Oesede ihre Arbeitsweise effizienter gestalten und gleichzeitig den Service für ihre Gäste optimieren.
Natürlich gibt es noch einige Verbesserungsmöglichkeiten. „Wir warten gespannt auf die Funktion für Gruppenhäuser, weil wir einen Standort haben, der nur als Ganzes gebucht werden kann. Das wird uns sehr helfen“, erklärt Wehlage. Auch die geplante Integration des gesamten AkademieManagers mit der Hauswirtschaft wird seiner Meinung nach das System weiter verbessern. „Da wird noch viel Potenzial freigesetzt“, ist er überzeugt.
Holger Wehlage ist sich sicher, dass die Digitalisierung für die Zukunft der Katholischen LandvolkHochschule Oesede unerlässlich ist. „Ich bin echt Fan von LANcloud, weil ich überzeugt bin, dass es uns weiterhilft“, sagt er. Für die KLVHS Oesede sei die LANcloud die Eintrittskarte in die digitale Transformation. In einer Zeit, in der es für ein Erwachsenenbildungshaus immer schwieriger wird, Fördergelder zu erhalten, während gleichzeitig die Personalkosten steigen und der Fachkräftemangel immer mehr zum Problem wird, müsse die Einrichtung digitale Prozesse einführen, um effizienter zu arbeiten. „In der Vergangenheit war es immer möglich, durch mehr Manpower gewisse Dinge abzufangen, aber das funktioniert in der heutigen Zeit nicht mehr“, so Wehlage. Digitalisierung ist für ihn „alternativlos“.
„Vorher mussten wir jede Anmeldung manuell nachbearbeiten. Jetzt läuft das alles automatisiert.“
Abschließend ist sich Holger Wehlage sicher, dass auch andere Bildungseinrichtungen von der LANcloud profitieren können. „Ich kann es nur empfehlen. Man muss natürlich wissen, was man will und seine eigenen Prozesse klar benennen, aber die Cloud ist definitiv eine riesige Unterstützung“, sagt er und verweist darauf, dass bereits einige Nachbarhäuser ebenfalls den Umstieg auf die LANcloud planen oder bereits vollzogen haben.
Die Katholische LandvolkHochschule Oesede ist mit der LANcloud auf einem guten Weg, ihre Prozesse zu digitalisieren und für die Zukunft gut aufgestellt zu sein. Durch die Cloud-Lösung kann die Einrichtung nicht nur effizienter arbeiten, sondern auch ihren Gästen eine verbesserte Nutzererfahrung bieten. Dies ist ein großer Schritt in eine digitale und zukunftsfähige Bildungslandschaft.
Erlebe die Vorteile von LANcloud selbst. Melde dich in wenigen Sekunden für deinen Testaccount mit einer Mailadresse und einem Passwort an und teste 14 Tage lang kostenlos alle Funktionen!
Jetzt 14 Tage kostenfrei testen Online-Präsentation buchen
„Mit der LANcloud bieten wir unseren Gästen einen echten Mehrwert: Sie können sich bei der Seminarsuche und -auswahl einen klaren Überblick über unser Angebot verschaffen und ihre gebuchten sowie besuchten Seminare ganz einfach über ihren Kunden-Account verwalten. Gleichzeitig profitieren unsere Mitarbeitenden von einem reduzierten Arbeitsaufwand und einer besseren Übersicht. Dadurch haben sie mehr Zeit für telefonische Rückfragen oder individuelle Beratung bei der Seminarauswahl.“ ~ Holger Wehlage
Sie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von Instagram. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Mehr Informationen
