OUTWARD BOUND Germany nutzt LANcloud, um komplexe Organisationsstrukturen zu vereinfachen, Abläufe transparenter zu gestalten und die tägliche Verwaltungsarbeit nachhaltig effizienter zu organisieren.
Lesezeit 8 Minuten | Aktualisiert: 03. Juli 2024
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Als Unternehmen steht man immer wieder vor einer Frage: Wie können Kunden überzeugt werden, langfristig das eigene Produkt zu nutzen? Im Umgang mit einer größer werdenden Konkurrenz im Bereich Technologie ist Einzigartigkeit essenziell.
Mit dem erlebnispädagogischen Unternehmen OUTWARD BOUND Germany & Austria pflegt LAN seit 15 Jahren eine gute Zusammenarbeit.
Im Interview mit Jonas Friesewinkel von OUTWARD BOUND Germany & Austria erzählt er uns, warum das erlebnispädagogische Unternehmen unsere Produkte schon so lange nutze und weshalb für sie keine andere Seminarverwaltungssoftware als LANcloud infrage käme.
Die OUTWARD BOUND gGmbH, bekannt unter dem Namen OUTWARD BOUND Germany & Austria, ist seit über 70 Jahren als gemeinnütziger Bildungsträger und Träger der freien Kinder- & Jugendhilfe für erlebnispädagogische Seminare und Teamtrainings zur Persönlichkeitsentwicklung bekannt. Sie besitzt zwei große Bildungszentren: das Bildungszentrum in Schwangau im Allgäu und das Bildungszentrum in Baad im Kleinwalsertal. Hier gibt es an den Wünschen des Kunden orientierte spannende erlebnispädagogische Kurse und Outdoor-Trainings für Kinder und Jugendliche sowie Kurse für Auszubildende und Team-Events.
Das engagierte Team des Standortes, „Mittel- und Norddeutschland“ mit einem Office in Dresden, bietet deutschlandweit mobile Kurse und Trainings an. In diesem Rahmen führen sie deutschlandweit erlebnispädagogische Kurse für Kinder- und Jugendgruppen vor Ort durch.
Ergänzend bietet die OUTWARD BOUND Academy Fort- und Weiterbildungen im erlebnispädagogischen sowie natur- und erlebnistherapeutischen Bereich an, inklusive Seminare für Fach- und Führungskräfte sowie Teamtrainings. Jährlich nehmen über 8.000 Menschen in Deutschland und Österreich an den Kursen und Weiterbildungen der OUTWARD BOUND gGmbH teil und entwickeln sich durch Aktivitäten in der Natur weiter.
Neben seiner Verantwortung für das Programm-Management und die Leitung der OUTWARD BOUND Academy zeichnet sich Jonas Friesewinkel durch seine Tätigkeiten als Bildungsreferent sowie im Umgang mit Social Media und IT aus. Bei OUTWARD BOUND trägt er dementsprechend viel Verantwortung und ist in zahlreichen Prozessen involviert.
Aktuell ist er hauptsächlich mit organisatorischen und administrativen Angelegenheiten beschäftigt. Somit ist er bestens mit den Herausforderungen der Seminarverwaltung vertraut. Jedoch stand OUTWARD BOUND Germany & Austria aufgrund der verschiedenen Standorte vor einer großen Herausforderung: Wie können die Arbeiten möglichst effizient und standortübergreifend koordiniert werden?
Nachdem sie sich intern neu aufgestellt hatten und ihre Zentrale neu eingerichtet war, wurde schnell klar: sie benötigen ein System wie den Haus- und SeminarManager, um ihre tägliche Arbeit auch an mehreren Orten gleichzeitig schnell und einfach zu verwalten.
Zuvor hat OUTWARD BOUND Germany & Austria ihre Bildungsprogramme, Kurse und Seminare, über den Haus- und SeminarManager verwaltet. Dabei lag der Fokus auf der Auslastungsverwaltung beider Seminarhäuser.
Mit der Schnittstelle zu LANcloud können nun sowohl Feriencamps als auch erlebnispädagogische Seminare und Trainings der jeweiligen Standorte online angelegt und über eine einzige Plattform vermarktet werden. „Mit LANcloud ist es superleicht, unsere Bildungsprogramme und Feriencamps über eine Plattform anzubieten. Dadurch wurde der Anmeldeprozess, welcher zuvor sehr kompliziert war, stark vereinfacht“, erklärt Jonas.
„[…] Das schafft uns echt auch viel Freiheit und Freiraum, damit wir die Kapazitäten anders einsetzen können.“
Vor allem der bestehende Anmeldeprozess zu den Kursen der OUTWARD BOUND gGmbH war sehr ineffizient. „Die Kunden haben uns entweder angerufen, haben uns per E-Mail kontaktiert oder wir sind auf sie zugegangen und haben ein Formular für die Anmeldung erhalten. Dieses Formular wurde ausgedruckt, händisch ausgefüllt, eingescannt und an uns zurückgeschickt. Anschließend haben wir alles in den Haus- und SeminarManager eingepflegt und den Prozess weiterbearbeitet“, erinnert sich Jonas.
Über LANcloud können sich Teilnehmende rund um die Uhr über das integrierte Buchungsportal anmelden. Die eingehenden Anmeldungen werden automatisiert bearbeitet, die Teilnehmenden werden per E-Mail über die Buchung und die dazugehörige Rechnung. Die Daten werden anschließend über die Schnittstelle in den Haus- und SeminarManager übertragen. Wegen dieses einfachen Anmeldeprozesses entschied sich OUTWARD BOUND LANcloud als Seminarsoftware zu nutzen. Zudem erleichtere dieser Prozess ihr Kundenmanagement enorm.
Du möchtest mehr zu den erlebnispädagogischen Fort- und Weiterbildungen von OUTWARD BOUND erfahren? Hier gelangst du direkt zum Buchungsportal: Buchungsportal von OUTWARD BOUND
„Über die Plattform von LANcloud können wir alle Feriencamps und Seminare anbieten und automatisieren.“
Dabei kann die Cloud-Software nicht nur das Team der OUTWARD BOUND Academy bei der Verwaltung von Fort- und Weiterbildungen unterstützen, sondern ist auch für die Seminarhäuser bei der Organisation von Feriencamps sehr hilfreich.
Die automatisierte Buchung und Verwaltung der Bildungsprogramme über LANcloud schafft sehr viel Freiraum und erleichtert die Arbeit von OUTWARD BOUND, da sowohl die Erstellung von Teilnehmerlisten als auch der Versand der Rechnungen automatisiert erfolgt. Fehler sind hierdurch ausgeschlossen.
„Vorher haben wir die Teilnehmerdaten aller eingehenden Anmeldungen in Excel Tabellen oder direkt in den Haus- und SeminarManager eingepflegt“, erzählt er uns. Dieser Prozess ist bei einer großen Teilnehmeranzahl und verschiedenen Standorten irgendwann ineffizient. Zwar verwenden sie weiterhin Excel Tabellen, doch diese dienen lediglich als Back-up zum Abgleich mit den korrekten Daten aus der Cloud. Jonas sagt deutlich, dass LANcloud ihnen eine Menge an Zeit und Arbeitskapazitäten spare, die sie jetzt für andere Aspekte einsetzen können.
Interessanterweise sind auch Feriencamp Anbieter von dem Konzept begeistert, welche mit OUTWARD BOUND kooperieren, weil sie ganz einfach ihre Anmeldungen über die Cloud bei OUTWARD BOUND eintragen und sich alle wichtigen Daten vor Ort befinden.
Neben dem Aspekt der Automatisierung gibt es zudem zahlreiche weitere Funktionen, die OUTWARD BOUND gerne in ihrer täglichen Arbeit nutzt.
Das Buchungsportal in LANcloud ist eine sofort einsatzbereite Buchungsseite, die auf der eigenen Homepage integriert werden kann. Das Branding und Layout ihres Buchungsportals können an ihre Bedürfnisse individuell angepasst werden und die Darstellung der Kurse ist übersichtlich. Zudem schätzt Jonas, dass sie nun Online-Infoveranstaltungen zu ihrer Academy via automatisierter Teams Links veranstalten könne.
Ebenfalls können die Teilnehmenden über ein Kundenkonto ihre bestehenden Buchungen, aber auch individuell bereitgestellte Dateien einsehen. Auch das Hochladen von Dateien erweist sich für sie als sehr sinnvoll im Bereich der Organisation von Feriencamps. Somit können Dateien zielgerichtet bereits angemeldeten Teilnehmern zugewiesen werden. Jonas unterstreicht noch mal: „LANcloud hat unsere Effizienz und Produktivität deutlich gesteigert.“
Doch nicht nur das Produkt mit seinen Funktionen ist dafür verantwortlich, dass OUTWARD BOUND schon so lange zufrieden mit LAN zusammenarbeitet.
„[…] Wenn ich irgendwie Hilfe oder Unterstützung brauche, dann schreibe ich kurz einen Supportfall oder ich schreibe über Teams einmal kurz […] und bekomme innerhalb kurzer Zeit […] eine Antwort.“
Jonas äußert sich sehr positiv über das LANcloud Support-Team. „Wenn ich einmal auf Schwierigkeiten während meiner Arbeit stoße, wende ich mich direkt über den Button in LANcloud an den Support. Ich finde es klasse, wie schnell ich dann eine hilfreiche Antwort erhalte.“
Auch dieser Aspekt ist dafür verantwortlich, dass OUTWARD BOUND schon so lange mit LAN zusammenarbeitet. Da LANcloud nah am Kunden entwickelt wird, ist der Austausch mit Partnern wie OUTWARD BOUND essenziell, um das Produkt stetig zu verbessern.
Auch für Jonas Friesewinkel und OUTWARD BOUND ist das ein tolles Konzept, denn sie nutzen auch gerne das Verbesserungsportal Upvoty, um regelmäßig neue Vorschläge zur Software einzureichen. Dieser Prozess ist für die Weiterentwicklung von LANcloud essenziell, damit wir auf die Herausforderungen der Nutzer eingehen können.
Wenn man also danach fragt, wie wir es geschafft haben, unsere Beziehung mit einem so treuen Kunden wie OUTWARD BOUND zu pflegen, dann liegt die Antwort auf der Hand: Ein ehrlicher Austausch miteinander und eine kundenorientierte Entwicklung.
Für OUTWARD BOUND Germany & Austria war es wichtig, eine Softwarelösung zu verwenden, die sich an sie und ihre Bedürfnisse anpasse. Es bedarf eines Produkts, dass ihnen die Arbeit abnehme und das individuell angepasst werden könne. LANcloud wird genau dieser Aufgabe gerecht.
Wir freuen uns, die lange bestehende Zusammenarbeit mit OUTWARD BOUND auch in Zukunft mit unseren Produkten begleiten und unterstützen zu dürfen.
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