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Verwaltung entlasten:
Digitale Prozesse statt Excel

Zu viel Verwaltungsstress? So digitalisierst du deine Seminarverwaltung, Akademie oder Behörde (mit Studien und Praxisbeispielen)

Du kennst das sicher: endlose Excel-Listen, überquellende Postfächer, stapelweise Papierformulare – und am Ende bleibt kaum Zeit für die eigentliche Arbeit mit den Teilnehmenden. Das ist kein Einzelfall, sondern Alltag in vielen Akademien, Behörden und Seminaranbietern in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Studien zeigen: Die Verwaltungsdigitalisierung kommt hier nur schleppend voran – mit messbaren Folgen für Effizienz, Qualität und Zufriedenheit.

Digitalisierung| 15.08.2025 | Lesezeit 16 Minuten

Digitalisierung Prozessen Bildungseinrichtungen

In diesem Beitrag schauen wir uns genau an, warum das so ist, welche typischen Problemfelder dich wahrscheinlich auch betreffen und wie du sie Schritt für Schritt in den Griff bekommst. Wir sprechen über doppelte Datenpflege, Medienbrüche, unklare Prozesse und chaotische Kommunikation und zeigen dir praxisnahe, sofort umsetzbare Lösungen.

Inhaltsverzeichnis

  1. Wie weit ist die Digitalisierung in den DACH-Regionen fortgeschritten und wo hakt es?
  2. Was versteht man unter E-Government
  3. Wie arbeiten wir heute – analoge und digitale Tools oder Papier
  4. Problemfelder erkennen: Typische manuelle Verwaltungsaufgaben
    1. Problemfeld 1: Warum führt doppelte Datenpflege zu Fehlern und Stress?
    2. Problemfeld 2: Manuelle Teilnahmelisten und Papierformulare
    3. Problemfeld 3: Fehlende Regeln für Stornierungen und Änderungen
    4. Problemfeld 4: E-Mail-Flut
  5. Übersicht: Analog vs. Digital
  6. Dein 6-Schritte-Plan zur Digitalisierung
  7. Tool-Beispiel zur Digitalisierung: LANcloud

Wie weit ist die Digitalisierung in den DACH-Regionen fortgeschritten und wo hakt es?

Anhand einer Studie der Initiative D21 e. V. und der Technischen Universität München im Jahr 2024 benutzen in Deutschland 56 % aller Bildungseinrichtungen, Akademien und Behörden E-Government zur Modernisierung und Digitalisierung öffentlicher Verwaltungen (AT: 66 %, CH: 75 %). Gleichzeitig bleibt die digitale Nutzungslücke hoch: 31 % in Deutschland wickeln Verwaltungsarbeiten weiterhin analog und offline ab (AT: 21 %, CH: 19 %)1. Die Zufriedenheit mit digitalen Verwaltungsangeboten liegt in Deutschland bei 62 % – deutlich unter Österreich (74 %) und der Schweiz (79 %). Gründe hierfür liegen oft im Verwaltungsprozess selbst: Angebotene Leistungen sind oft nicht durchgängig digital, schwer auffindbar oder brechen beim Identitätsnachweis (eID) ab.

In der Schweiz zeigt sich, was möglich ist: Wenn eine Verwaltungsleistung online verfügbar ist, greifen 81 % der Bürgerinnen und Bürger auch tatsächlich auf den digitalen Weg zurück. Zum Vergleich: In Österreich liegt dieser Wert bei 79 %, in Deutschland nur bei 69 %. Das bedeutet: Der Wille, digitale Angebote zu nutzen, ist in allen drei Ländern klar vorhanden – die Unterschiede hängen vor allem davon ab, wie gut diese Angebote auffindbar, verständlich und durchgängig nutzbar sind.2

 

 

Studie Digitalisierung

Was versteht man unter E-Government?

E-Government, oder elektronische Verwaltung, ist der Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnologien zur Modernisierung und Digitalisierung öffentlicher Verwaltungen, um Bürgern und Unternehmen einen einfachen, schnellen und zeitunabhängigen Zugang zu Behördenleistungen zu ermöglichen. Ziel ist es, Verwaltungsprozesse effizienter, bürgerfreundlicher und kostengünstiger zu gestalten.

 

Wie arbeiten wir heute:

Welche Tools werden genutzt und wo hängen wir noch am Papier?

Betrachtet man den Büroalltag in vielen Verwaltungen, Akademien und Seminaranbietern an, erkennen wir schnell ein klares Muster: Handgeschriebene E-Mails bei eingehenden Anmeldungen zu Veranstaltungen sind immer noch das zentrale Kommunikationsmittel. Die Verwendung von Faxgeräten (30 %) und Briefpost (44 %) geht zwar schrittweise zurück, ist aber noch lange nicht verschwunden – und damit auch das Papier.3

Gleichzeitig holen immer mehr Organisationen digital auf. Rund 70 % der Bildungseinrichtungen und Behörden in Deutschland haben bereits Teile ihrer Verwaltungsprozesse digitalisiert, 35 % setzen Chatbots ein und 16 % nutzen sogar KI-Anwendungen – Tendenz steigend. EU-weit haben 2023 etwa 30 % der Menschen Online-Veranstaltungen besucht oder Lernmaterial digital genutzt – ein leichter Anstieg gegenüber 28 % im Jahr davor.4

Gerade im Bildungsbereich wächst der Anteil digitaler Formate deutlich: Anmeldungen laufen immer häufiger online, Teilnehmerlisten werden digital gepflegt und die E-Rechnung wird zum Standard. Besonders spannend: KI-gestütztes Lernen gilt inzwischen als einer der größten Wachstumstreiber. Für Akademien und Seminaranbieter bedeutet das: Wer Lern- und Verwaltungsprozesse gemeinsam denkt, kann nicht nur Zeit und Kosten sparen, sondern das gesamte Angebot moderner und attraktiver machen.

Problemfelder erkennen:

Typische manuelle Verwaltungsaufgaben

Die bisherigen Studien zeigen deutlich: Die Digitalisierung in Bildungseinrichtungen und Behörden steckt noch in den Kinderschuhen. Trotz verfügbarer Software und digitaler Werkzeuge werden viele Prozesse weiterhin manuell oder in isolierten Systemen durchgeführt. Im Folgenden werden wiederkehrende Problemfelder vorgestellt:

  • Problemfeld 1: Doppelte Datenpflege in Excel und anderen Tools
  • Problemfeld 2: Teilnahmelisten manuell verwalten
  • Problemfeld 3: Fehlende klare Rücktritts- und Änderungsstrategie
  • Problemfeld 4: E-Mails, Rechnungen und Belege manuell versenden

Problemfeld 1:

Warum führt doppelte Datenpflege zu Fehlern und Stress?

Vielleicht kennst du dieses Szenario auch: Anna leitet eine Akademie. Teilnehmerdaten liegen in Excel, Rechnungen werden in Word erstellt, E-Mails im Postfach verwaltet. Wenn eine Umbuchung oder Änderung nötig ist, muss Anna die Daten an drei verschiedenen Orten aktualisieren. Das Ergebnis: unterschiedliche Datenstände, falsche Namen auf Zertifikaten und viele Rückfragen von Teilnehmenden.

Besonders auffällig ist, dass Mitarbeitende in vielen Bildungseinrichtungen und Behörden häufig dieselben Daten mehrfach in unterschiedlichen Tools erfassen. Das betrifft z. B. Teilnehmende, Buchungen oder Rechnungen. Dieser doppelte Aufwand führt nicht nur zu Verzögerungen, sondern erhöht auch die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und Frustration bei den Mitarbeitenden – ein Problem, das sich in der Praxis besonders deutlich zeigt.

Risiken & Indikatoren:

  • Inkonsistente Daten (z. B. Teilnehmer ≠ Rechnung)
  • Fehlerhafte Abrechnungen und falsche Informationen an Teilnehmende versenden
  • Hoher Zeitaufwand durch Such- und Kontrollschleifen
  • Unzufriedenheit bei Mitarbeitenden und Teilnehmenden

Mögliche Lösungsansätze:

urch die Nutzung einer digitalen Verwaltungsplattform können alle relevanten Daten an einem zentralen Ort erfasst und gepflegt werden. So müssen Informationen nicht mehr mehrfach in verschiedenen Dateien oder Tools eingegeben werden. Das zentrale System sorgt dafür, dass Änderungen automatisch für alle Prozesse übernommen werden und die Daten stets aktuell und konsistent bleiben.

Wenn bereits verschiedene Softwarelösungen im Einsatz sind, können automatisierte Schnittstellen (APIs) dafür sorgen, dass Daten zwischen den Systemen synchronisiert werden. Dadurch entfällt das manuelle Nachtragen in mehreren Programmen, und die Fehleranfälligkeit sinkt deutlich. Gleichzeitig sparen Mitarbeitende viel Zeit, die bisher für Such- und Kontrollschleifen aufgewendet wurde.

Es ist wichtig, eindeutige Regeln für die Datenerfassung und -pflege zu definieren. Beispielsweise sollte klar sein, wer welche Daten eingibt, wie Änderungen dokumentiert werden und welche Prüfschritte notwendig sind. Solche klaren Prozesse verhindern Verwirrung und reduzieren die Wahrscheinlichkeit, dass fehlerhafte oder unvollständige Daten in die Systeme gelangen.

Damit das zentrale System und die automatisierten Schnittstellen effektiv genutzt werden, sollten alle Mitarbeitenden gezielt geschult werden. Schulungen helfen, die Software korrekt zu bedienen, Fehler zu vermeiden und die vereinbarten Prozesse einzuhalten. Sie fördern außerdem ein einheitliches Vorgehen in der gesamten Organisation und erhöhen die Akzeptanz der digitalen Lösungen.

Problemfeld 2:

Manuelle Teilnahmelisten und Papierformulare – teuer, fehleranfällig und zeitaufwendig

In vielen Bildungseinrichtungen werden Teilnehmende noch über handschriftliche Listen oder Excel-Dateien erfasst, Anmeldungen und Feedback über Papierformulare abgewickelt.

Oft sieht der Ablauf so aus: Eine Teilnahmeliste wird vor Ort ausgedruckt und zu Beginn der Veranstaltung von den Teilnehmenden oder dem Dozierenden ausgefüllt und unterschrieben. Anschließend werden die Daten in Excel nachgetragen und schließlich in die Veranstaltungsakte übertragen. Drei Medienbrüche, zahlreiche Fehler – die sich in weiterführenden Prozessen fortsetzen – sowie ein hoher Aufwand für die Mitarbeitenden sind die häufige Folge.

Warum das teuer ist

  • Medienbrüche führen zu Nacharbeit; Papier und Briefpost bremsen messbar. 44 % der Organisationen nutzen noch häufig Briefpost, während digitale Kanäle dominieren – ein Hinweis auf Einsparpotenzial.
  • Fehlende Auffindbarkeit und nicht durchgängige Prozesse sind Kernhürden – genauso wie eID-Brüche.

Lösung – so digitalisierst du die Teilnahme:

Teilnehmende melden sich direkt über ein Online-Formular an, das entweder auf der Website oder über ein Lernmanagementsystem (LMS) bereitgestellt wird. Pflichtfelder wie Name, E-Mail-Adresse oder Kurswahl stellen sicher, dass keine wichtigen Informationen fehlen. Gleichzeitig werden Datenschutz-Hinweise angezeigt, sodass die Teilnehmenden transparent über die Verarbeitung ihrer Daten informiert sind. Auf diese Weise entfällt das Ausdrucken und manuelle Nachtragen von Anmeldungen, und die Daten stehen sofort digital zur Verfügung.

Digitale Teilnahmeliste (mobil), Check-in per Klick oder QR-Code, automatische Zertifikatserstellung: Die Teilnehmenden können sich mobil vor Kursbeginn einschreiben, zum Beispiel über ein Tablet oder Smartphone vor Ort. Alternativ kann ein QR-Code gescannt werden, der die Teilnahme automatisch registriert. Die digitale Liste aktualisiert die Anwesenheitsdaten in Echtzeit, wodurch Fehler durch manuelles Nachtragen vermieden werden. Am Ende der Veranstaltung können Zertifikate automatisch generiert und direkt per E-Mail an die Teilnehmenden verschickt werden. Dadurch werden Medienbrüche eliminiert, Zeit gespart und der administrative Aufwand deutlich reduziert.

Feedbackbögen werden digital ausgefüllt und die Ergebnisse direkt in einem zentralen Dashboard gesammelt. Dort lassen sich die Daten automatisch auswerten, sodass Organisierende auf einen Blick erkennen, wie zufrieden die Teilnehmenden waren, welche Inhalte besonders gut angekommen sind und wo Verbesserungen notwendig sind. Der manuelle Aufwand entfällt vollständig, und die Auswertung erfolgt deutlich schneller, wodurch eine kontinuierliche Qualitätsverbesserung möglich wird.

Problemfeld 3:

Fehlende Regeln für Stornierungen und Änderungen – Chaos statt Klarheit

In vielen Bildungseinrichtungen und Behörden gibt es keine einheitlichen Vorgaben für Stornierungen, Umbuchungen oder Wartelisten. In vielen Fällen passiert folgendes: Mitarbeitende einer Akademie bearbeiten An- und Abmeldungen individuell. E-Mails enthalten unterschiedliche Formulierungen, Gutschriften werden manuell erstellt, und oft weiß niemand genau, welche Änderungen bereits bestätigt wurden. Das Ergebnis: Missverständnisse, Rückfragen und Frust auf beiden Seiten. Das führt dazu, dass Änderungen ad hoc bearbeitet werden, Mitarbeitende improvisieren müssen und Teilnehmende verunsichert sind.

Risiken & Indikatoren:

  • Uneinheitliche Kommunikation bei Stornierungen oder Umbuchungen
  • Manuelle, fehleranfällige Bearbeitung von Gutschriften
  • Ärger und Verwirrung bei Teilnehmenden („Wer hat meine Stornierung bestätigt?“)
  • Erhöhter Zeitaufwand für Nachverfolgung und Korrekturen

Mögliche Lösungsansätze:

Lege verbindlich fest, wie An- und Abmeldungen, Umbuchungen und Wartelisten bearbeitet werden. Alle Mitarbeitende sollten diese Regeln kennen und anwenden. Im Idealfall solltest du diesen Prozess in deiner Einrichtung auf den festgelegten Standard automatisieren.

Verwende einheitliche E-Mail-Vorlagen für Bestätigungen, Absagen oder Umbuchungen. So umgehst und vermeidest du Missverständnisse bei deinen Teilnehmenden und deine Mitarbeitenden können in stressigen Situationen gezielt agieren. Auch dieser Prozess kann vollständig automatisiert werden, sodass auch solche Fehler vermieden werden können.

Lege im Vorfeld den Ablauf deiner Prozesse fest und dokumentiere diese. Schule gleichzeitig deine Mitarbeitende regelmäßig, um die festgelegten Abläufe zu verinnerlichen und Arbeitsanweisungen zu dokumentieren. So kannst du eine konsistente Bearbeitung sicherstellen.

Problemfeld 4:

E-Mail-Flut – Rechnungsfehler und Kommunikationschaos

In vielen Bildungseinrichtungen und Behörden werden Informationen unstrukturiert über E-Mail, Messenger oder andere digitale Kanäle verschickt. Nachrichten landen oft isoliert in einzelnen Postfächern, ohne Bezug zu Kursen, Teilnehmenden oder Rechnungen. Dadurch entstehen leicht Missverständnisse, Doppelarbeit und fehlende Nachvollziehbarkeit. So kann eine Rechnung übersehen werden, eine Terminänderung kommt nicht bei allen Beteiligten an, oder Zertifikate werden mehrfach oder fehlerhaft verschickt. Mitarbeitende müssen viel Zeit damit verbringen, Informationen zusammenzusuchen, Rückfragen zu klären und Fehler zu korrigieren – ein Zustand, der Stress und Frustration erhöht und die Qualität der Verwaltung spürbar beeinträchtigt.

Studien zeigen: Digitale Kanäle sind heute Standard. Fast alle Mitarbeitenden nutzen E-Mail, rund 90 % arbeiten mit Smartphones, etwa 85 % führen Videokonferenzen durch. Fax und Briefpost spielen zwar noch eine Rolle, werden aber seltener eingesetzt. Diese Verlagerung auf digitale Kommunikation bietet gleichzeitig einen großen Hebel für Prozessautomatisierung und -optimierung.

Risiken & Indikatoren:

  • Wichtige Informationen gehen in der Flut von Nachrichten unter
  • Rechnungen oder Zertifikate werden vergessen oder falsch verschickt
  • Kommunikationswege sind unübersichtlich und schwer nachvollziehbar
  • Hoher Zeitaufwand für Nachfragen und Korrekturen

Mögliche Lösungsansätze:

Jede Nachricht sollte direkt mit dem entsprechenden Vorgang verknüpft werden, z. B. Kurs, Teilnahme oder Rechnung. So gehen keine Informationen verloren, und Mitarbeitende können den gesamten Verlauf eines Vorgangs schnell nachvollziehen. Fehler durch fehlende oder doppelte Nachrichten werden dadurch deutlich reduziert.

Vorlagen und automatisierte Abläufe vereinfachen wiederkehrende Aufgaben wie Buchungsbestätigungen, Termin-Reminder oder Rechnungsversand. Durch automatische Trigger wird sichergestellt, dass wichtige Nachrichten immer zum richtigen Zeitpunkt verschickt werden. Das spart Zeit und verhindert menschliche Fehler.

Der Einsatz digitaler Signaturen und elektronischer Rechnungen reduziert den Papieraufwand und beschleunigt administrative Prozesse. Rechnungen und Zertifikate können direkt digital versendet werden, wodurch Zustellfehler minimiert werden. Gleichzeitig wird die Nachvollziehbarkeit der Dokumente erhöht. Erfahre in diesem Beitrag, warum E-Rechnungen unverzichtbar sind.

Nachrichten sollten nicht isoliert im persönlichen Postfach liegen, sondern zentral an einem Ort verwaltet werden. So behalten Mitarbeitende den Überblick über alle Vorgänge und können schneller reagieren. Doppelarbeit, Rückfragen und Suchaufwand werden dadurch deutlich reduziert.

Analog vs. Digital:

Übersicht aller Problemfelder

Problemfeld Kernproblem Risiken & Indikatoren Mögliche Lösungsansätze
Doppelte Datenpflege Daten werden mehrfach in unterschiedlichen Systemen erfasst (Excel, Word, Postfach). Änderungen müssen an mehreren Stellen aktualisiert werden. Inkonsistente Daten- Fehlerhafte Abrechnungen- Hoher Zeitaufwand

Unzufriedenheit bei Mitarbeitenden und Teilnehmenden

 Zentrales System zur Datenverwaltung- Automatisierte Schnittstellen zwischen Tools- Klare Prozesse für Dateneingabe und -pflege

Schulungen für einheitliche Nutzung
Manuelle Teilnahmelisten & Papierformulare Anmeldungen, Teilnahme und Feedback erfolgen über Papier oder Excel, mehrfaches Nachtragen nötig. Fehleranfälligkeit durch Medienbrüche

Hoher Zeitaufwand- Verzögerte Verarbeitung

 Online-Anmeldung mit Pflichtfeldern- Digitale Teilnahmeerfassung per Tablet/QR-Code

Automatische Zertifikatserstellung- Digitales Feedback mit Dashboard-Auswertung
Fehlende Regeln für Stornierungen & Änderungen Keine einheitlichen Vorgaben für Umbuchungen, Stornierungen, Wartelisten; Bearbeitung erfolgt individuell. Uneinheitliche Kommunikation- Fehlerhafte Gutschriften- Verunsicherung bei Teilnehmenden

Hoher Nachverfolgungsaufwand

 Klare Regelungen für An-/Abmeldungen- Standardisierte Kommunikationsvorlagen

Digitale Verwaltungstools für automatische Erfassung

Schulung und Dokumentation der Prozesse
E-Mail-Flut & Kommunikationschaos Unstrukturierte Nachrichten ohne Bezug zu Vorgängen; Informationen gehen unter, Doppelarbeit entsteht. Wichtige Infos gehen verloren- Rechnungen/Zertifikate werden falsch oder gar nicht verschickt

Unübersichtliche Kommunikationswege

Hoher Zeitaufwand für Korrekturen

 Vorgangsbezogene Kommunikation

Standardisierte Vorlagen & automatisierte Trigger

Digitale Signatur & E-Rechnung

Zentrale Nachrichtenverwaltung

Dein 6-Schritte-Plan zur Digitalisierung

  1. Start klein: Ein Pilotbereich (z. B. Teilnahmelisten) mit klaren Zielwerten (Zeit, Fehler).
  2. Daten bereinigen: Stammdaten vereinheitlichen, Dubletten entfernen.
  3. Workflows definieren: Buchung → Bestätigung → Rechnung → Teilnahme → Feedback.
  4. Automationen aktivieren: Erinnerungen, Storno, Zertifikate, E-Rechnungen.
  5. Transparenz schaffen: Dashboards für Auslastung, Umsätze, No-Shows.
  6. Team schulen & Feedback einholen: Prozesse gemeinsam schärfen.

LANcloud digitalisiert Verwaltungsprozesse (Beispiel-Tool)

Mehr Effizienz und Automatisierung für Bildungseinrichtungen und Behörden

LANcloud ist eine cloudbasierte Verwaltungssoftware, die speziell für Bildungseinrichtungen, Behörden und gemeinnützige Organisationen entwickelt wurde. Sie bietet eine zentrale Plattform zur effizienten Verwaltung von Veranstaltungen, Teilnehmern, Ressourcen und Kommunikation. Durch die Integration verschiedener Funktionen ermöglicht LANcloud eine nahtlose Digitalisierung und Automatisierung von Verwaltungsprozessen.

  • Funktion: Teilnehmende können sich über ein Online-Portal für Veranstaltungen anmelden.
  • Nutzen: Vermeidet doppelte Dateneingaben und reduziert Medienbrüche.
  • Lösung: Eliminiert die Notwendigkeit, Daten manuell in verschiedenen Systemen zu pflegen.

  • Funktion: Automatische Zuweisung von Ressourcen wie Räumen und Verpflegung basierend auf den Anmeldedaten.
  • Nutzen: Reduziert den manuellen Aufwand und minimiert Fehlerquellen.
  • Lösung: Optimiert die Planung und Organisation von Veranstaltungen.

  • Funktion: Automatisierte E-Mails für Buchungsbestätigungen, Rechnungen und Erinnerungen.
  • Nutzen: Sichert eine konsistente und nachvollziehbare Kommunikation.
  • Lösung: Verhindert Informationsverlust und Kommunikationschaos.

  • Funktion: Online-Formulare für Stornierungen und Umbuchungen, die direkt in das System integriert sind.
  • Nutzen: Erhöht die Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Änderungen.
  • Lösung: Schafft Klarheit und reduziert manuelle Fehler bei Änderungen.

  • Funktion: Zentrale Speicherung aller Daten auf europäischen Servern mit regelmäßigen Backups.
  • Nutzen: Gewährleistet die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen.
  • Lösung: Sichert die rechtliche Konformität bei der Datenverarbeitung.

  • Funktion: Dashboards zur Auswertung von Anmeldungen, Zahlungen und Feedback.
  • Nutzen: Unterstützt fundierte Entscheidungen und kontinuierliche Verbesserungen.
  • Lösung: Ermöglicht eine datengestützte Optimierung der Verwaltungsprozesse.
Buchungsportal

Durch die Implementierung von LANcloud können Bildungseinrichtungen und Behörden ihre Verwaltungsprozesse effizienter gestalten, Fehlerquellen minimieren und die Zufriedenheit der Teilnehmenden erhöhen. Die Software bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche, die ohne umfangreiche Schulungen genutzt werden kann, und unterstützt Organisationen dabei, ihre Ressourcen optimal einzusetzen.

 

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1 Quelle: https://initiatived21.de/uploads/03_Studien-Publikationen/eGovernment-MONITOR/2024/egovernment_monitor_24.pdf
2 Quelle: https://www.digitale-verwaltung-schweiz.ch/publikationen/studien/egovernment-monitor-2024
3 Quelle: https://www.bitkom.org/sites/main/files/2024-09/bitkom-studie-digital-office-index-2024.pdf)
4 Quelle: https://ec.europa.eu/eurostat/de/web/products-eurostat-news/w/ddn-20240124-2