Inhaltsverzeichnis

1. Was ist eine E-Rechnung?
2. Was ist eine XRechnung?
3. Die gesetzlichen Bestimmungen
4. Einführung der E-Rechnung im B2B-Bereich im Überblick
5. Ist eine PDF-Rechnung eine elektronische Rechnung?

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Was ist eine E-Rechnung?

Eine elektronische Rechnung, kurz E-Rechnung, umfasst nach EU-Norm 16931 alle elektronischen Rechnungen, die in einem strukturierten Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Dies ermöglicht dem Rechnungsempfänger eine automatisierte Weiterverarbeitung ohne manuelles Eingreifen. Formate wie PDF, UBL, CII, EDI, XRechnung und ZUGFeRD gehören zu diesen strukturierten Formaten und bieten flexible Integration sowie eine rechtliche Sicherheit.

Die Rechnungsinhalte werden mithilfe eines XML-Datensatzes übermittelt, der ausschließlich maschinell verarbeitet werden kann. Aufgrund der XML-Codierung können Empfänger ohne entsprechendes Wissen diese Daten nicht direkt lesen. Für eine bessere Lesbarkeit können zusätzliche Unterlagen und Informationen beigefügt werden.

Vorteile der Integration der elektronischen Rechnung:

• Effizienzsteigerung: Durch automatisierte Erkennung des passenden Rechnungsformats in deinem ERP-System entfällt die manuelle Eingabe der Rechnungsdaten. Rechnungen können schneller versendet und vom Empfänger sofort weiterverarbeitet werden, wodurch interne Bearbeitungszeiten und manuelle Erfassung wegfallen. Insgesamt minimiert die E-Rechnung Zeitverluste durch verspätete Zahlungen und verbessert die Produktivität durch automatisierte Überwachung und Mahnprozesse. Bei Steuerprüfungen können Prüfer die relevanten Dateien selbst abrufen, was den Prozess vereinfacht und keine zusätzlichen Unternehmensressourcen beansprucht.
• Kostenersparnis und Umweltfreundlichkeit: Unternehmen können bis zu 68 Prozent der Prozesskosten pro Rechnung einsparen, da Ausgaben für Papier, Briefumschläge, Druck und Porto entfallen. Dies reduziert den Papierverbrauch und verbessert die ökologische Bilanz.
• Sicherheit: Die Codierung des elektronischen Formats erschwert die Manipulation der Rechnungen erheblich.

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Was ist eine XRechnung?

Angesichts dieser bevorstehenden Änderungen gewinnt die XRechnung an Bedeutung. Die XRechnung ist ein Format für elektronische Rechnungen (E-Rechnung) und erfüllt die Anforderungen der EU-Richtlinie 16931. Sie bietet zahlreiche Merkmale und Funktionen, die eine effiziente und gesetzeskonforme elektronische Rechnungsverarbeitung ermöglichen. Es handelt sich um eine XML-basierte Struktur, die speziell für den Austausch von Rechnungsdaten zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen konzipiert wurde. Die XRechnung wurde eingeführt, um den Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU gerecht zu werden, die festlegt, dass öffentliche Auftraggeber elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten müssen.

Vorteile der XRechnung:

• Effizienzsteigerung: Durch die Automatisierung des Rechnungsprozesses können Unternehmen und Verwaltungen Zeit und Kosten sparen.
• Fehlerreduktion: Die strukturierte Datenübertragung minimiert das Risiko von Übertragungsfehlern und manuellen Eingabefehlern.
• Nachhaltigkeit: Der elektronische Rechnungsversand reduziert den Papierverbrauch und trägt zur Umweltfreundlichkeit bei.
• Rechtssicherheit: Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und Standards wird gewährleistet.

Solltest du bisher noch Rechnungen im PDF-Format versenden und zu den entsprechenden Einrichtungen und Unternehmen zählen, die von der Umstellung betroffen sind, ist jetzt der richtige Zeitpunkt für den Umstieg. Wir beraten dich gerne bei der Umstellung auf ein ERP-System. Unsere Experten stehen dir zur Beantwortung deiner Fragen bereit. Kontaktiere uns gerne.

Als Anbieter von Veranstaltungen, Seminaren oder Kursen kann dich LANcloud bei der Umsetzung der XRechnung unterstützen. Dort kannst du bereits bei der Buchung alle relevanten Angaben zur Erstellung einer XRechnung abfragen und diese im Anschluss erstellen.

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E-Rechnung: Die gesetzlichen Bestimmungen

Die Zukunft der Rechnungsstellung ist digital, und E-Rechnungen spielen dabei eine entscheidende Rolle. Für Unternehmen jeder Größe und Branche sind sie unverzichtbar und teilweise bereits gesetzlich vorgeschrieben. Aktuell gelten folgende Nutzungsrichtlinien:

Business to Government (B2G): Seit 2020 ist die Nutzung von XRechnungen verpflichtend und müssen an den Zentralen Rechnungseingang des Bundes (ZRE) gesendet werden.

Business to Customer (B2C): Seit 2020 müssen Kassensysteme über eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen.

Business to Business (B2B): Ab 2025 wird die Nutzung von elektronischen Rechnungen verpflichtend. Es gelten Übergangsfristen.

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Einführung der E-Rechnung im B2B-Bereich im Überblick

01.01.2025

Jedes Unternehmen kann E-Rechnungen gemäß EN 16931 versenden. Papierrechnungen können weiterhin versendet werden, verlieren jedoch ihre bevorzugte Stellung. Andere Rechnungsformate (PDF etc.) dürfen nur noch mit der Zustimmung des Empfängers versendet werden.

01.01.2027

Unternehmen von mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen im B2B-Bereich E-Rechnungen gemäß EN 16931 versenden. Wiederum Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz weniger als 800.000 € dürfen weiterhin verschiedene Rechnungsformate (Papier, PDF, etc.) verwenden.

01.01.2028

Alle Unternehmen sind verpflichtet, im B2B-Bereich E-Rechnungen gemäß EN 16931 auszutauschen. Zudem dürfen EDI-Verfahren gemäß EN 16931 weiterhin genutzt werden.

01.01.20xx

Der Austausch von E-Rechnungen im B2B-Bereich wird für alle Unternehmen zur Pflicht. Rechnungsdaten sollen über eine Meldeplattform ausgetauscht werden.

Quelle: Sage.com

Wichtig: Ab 01.01.2025 ist der Empfang von E-Rechnungen für jedes Unternehmen im B2B Bereich ein Muss. Der Versand von E-Rechnungen wird ebenfalls für steuerpflichtige B2B Rechnungen im Inland (Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise) verpflichtend werden.

Wenn du bisher noch nicht auf die elektronische Rechnungsstellung umgestiegen bist, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, um die Weichen für die Zukunft zu stellen. In LANcloud erleichtern wir dir den Umstieg, da die E-Rechnung in Form der XRechnung bereits implementiert ist. Hier zeigen wir dir, wie die XRechnung in LANcloud implementiert ist. Mach den Schritt in die digitale Zukunft und profitiere von den zahlreichen Vorteilen der E-Rechnung.

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Ist eine PDF-Rechnung eine elektronische Rechnung?

Viele Menschen denken bei einer E-Rechnung zunächst an eine Rechnung im PDF-Format. Das ist verständlich, da in Deutschland im allgemeinen Sprachgebrauch oft genau das gemeint ist. Eine PDF-Rechnung wird elektronisch erstellt und normalerweise per E-Mail an den Kunden gesendet, also auf elektronischem Wege übermittelt.

Da das Umsatzsteuergesetz und die Finanzverwaltung bisher keine spezifischen Vorgaben zur elektronischen Rechnung definiert haben und den Begriff im Vergleich zur EU weiter gefasst haben, erfüllte diese Form lange Zeit die Anforderungen an eine E-Rechnung und war steuerlich zulässig.

Ab 2025 wird sich dies durch den Bundesratsbeschluss zur Steuervereinfachung und Steuerfairness ändern. Ab dem 01. Januar 2025 dürfen Rechnungen im PDF-Format nur noch mit der Zustimmung des Empfängers versendet werden. Dann wird ein strukturiertes Datenformat erforderlich sein, das automatisch erstellt, übermittelt, empfangen und weiterverarbeitet werden kann und der EU-Richtlinie 16931 entspricht. Eingescannte Papier- oder PDF-Rechnungen werden dann, wie im Kontext der EU-Norm, nicht mehr als E-Rechnung anerkannt, da ihnen die strukturierten Daten für eine automatisierte Verarbeitung fehlen. Sie werden ab diesem Zeitpunkt als sonstige Rechnungen eingestuft.