Kommunalunternehmen des Landkreises Bad Kissingen, AdöR

Seit seiner Gründung am 1. Januar 2005 ist das Abfallwirtschaftszentrum ein fester Bestandteil der kommunalen Infrastruktur im Landkreis Bad Kissingen. Mit dem Betrieb einer Deponie, eines Wertstoffhofs und einer Mülltonnenverwaltung stellt der öffentlich-rechtliche Entsorgungsträger hohe Anforderungen an Prozessgenauigkeit, Compliance und Verwaltungseffizienz.

Obwohl Sage 100 bereits seit Jahren im Einsatz war, zeigten sich mit der Zeit deutliche Lücken: fehlende Updates und veraltete Oberflächen erzeugten Handlungsbedarf. Hinzu kam das Fehlen eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) – in einem Umfeld, das auf Nachvollziehbarkeit und rechtliche Sicherheit angewiesen ist, ein relevantes Manko. Auch das Mahnwesen und die elektronische Bankanbindung schöpften ihr Potenzial nicht aus.

Auf der Suche nach einem räumlich näheren und fachlich kompetenten Partner wurde das Unternehmen über die Sage-Website auf die LANsoftware GmbH (LAN) aufmerksam. Als Ansprechpartner begleitete Frau Jenny Demel, Fachverfahrensbetreuung des Kommunalunternehmens des Landkreises Bad Kissingen, den Auswahlprozess und war von Beginn an überzeugt: Die Bereitschaft von LAN, auf spezifische Anforderungen einzugehen, machte den Unterschied. Die flexible Umsetzung der Mülltonnenverwaltung und die maßgeschneiderte elektronische Schnittstelle zur Waagesoftware der Deponie Wirmsthal bestätigten diese Einschätzung.

„Bei LAN bekommen wir alles aus einer Hand. Schnelle und unkomplizierte Hilfe, die Ansprechpartner sind immer erreichbar – und es gibt immer eine Lösung für jedes Problem.“

Die Einführung umfasste die Einbindung der Waagesoftware, die Einrichtung der Datev-Schnittstelle, sowie die Inbetriebnahme des Sage 100 DMS und e-Invoice zum automatisierten Einlesen der Rechnungen. Da das Team bereits mit der Sage 100 vertraut war, verlief die Umstellung reibungslos; neue Funktionen wurden gezielt geschult und zügig in den Alltag integriert.

Die Ergebnisse sind im täglichen Betrieb spürbar: Das automatisierte Einlesen von PDF-Dateien aus der Waage-Datev-Schnittstelle sorgt für lückenlose Nachvollziehbarkeit. Die elektronische Rechnungseingangsprüfung spart Zeit und reduziert manuelle Schritte. Das Programm Girostar vereinfacht den Zahlungsverkehr. Und das Sage 100 DMS bringt Ordnung in Belegzuordnung und Dokumentenmanagement – digital, effizient und rechtskonform.

„Die Anbindung des Sage DMS bringt wesentliche Erleichterung bei der Belegzuordnung. Digitalisierung von Vorgängen schafft effizientere Abarbeitung.“

Als nächsten Schritt plant das Unternehmen die Anbindung einer xRM-Schnittstelle, um Verwaltung, Kundenkommunikation und operative Prozesse enger zu verknüpfen. Gemeinsam mit LAN ist man gut aufgestellt, den digitalen Reifegrad weiter auszubauen.