LANgefragt | 22.06.2026 | Lesezeit 12 Minuten
Eine digitale Personalakte entsteht nicht dadurch, dass bestehende Papierdokumente einfach eingescannt und in digitalen Ordnern abgelegt werden. Ohne eine klare Struktur verlagert sich das bisherige Papierchaos lediglich auf den Bildschirm. Entscheidend ist deshalb, die Einführung systematisch vorzubereiten.
In diesem Leitfaden zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du die Einführung einer digitalen Personalakte vorbereitest und typische Fehler von Anfang an vermeidest.
Du möchtest zunächst wissen, was sich ab 2027 rechtlich verändert?
In unserem Beitrag „Digitale Personalakte ab 2027: Was wirklich verpflichtend ist“ erklären wir, welche Anforderungen gelten und welche Dokumente davon betroffen sind.
Der erste Gedanke bei der Digitalisierung von Personalakten ist häufig: Papier einscannen, Dateien benennen und anschließend digital ablegen. Damit sind die Dokumente zwar digital vorhanden aber eine wirklich digitale Personalakte entsteht dadurch noch nicht.
In der Praxis zeigt sich schnell, dass das reine Einscannen und Ablegen von Dokumenten keine echte Lösung darstellt. Ohne ein durchdachtes System entsteht keine Struktur, sondern ein unübersichtlicher Datenbestand, der schwer zu verwalten ist.
Ohne einheitliche Regeln können schnell neue Probleme entstehen:
Das Ziel sollte deshalb nicht einfach lauten „Papier digitalisieren“, sondern: Eine zentrale und nachvollziehbare Struktur schaffen, in der Personaldokumente eindeutig abgelegt, gefunden und von den richtigen Personen bearbeitet werden können. Genau deshalb beginnt die Einführung einer digitalen Personalakte nicht mit dem Scanner, sondern mit einer Bestandsaufnahme.
Bevor du eine neue Struktur aufbaust, solltest du zunächst wissen, wie Personaldokumente heute in deinem Unternehmen verwaltet werden. Schau dir dafür nicht nur die klassischen Personalordner an. Häufig verteilen sich relevante Informationen zusätzlich auf Netzlaufwerke, persönliche Ordner, E-Mail-Postfächer oder einzelne Excel-Listen.
Dabei geht es noch nicht darum, sofort jedes einzelne Dokument zu digitalisieren. Das Ziel dieses ersten Schrittes ist vielmehr, sichtbar zu machen, welche Informationen vorhanden sind und wie sie heute durch das Unternehmen laufen.
Mit einer digitalen Personalakte verändert sich der HR-Alltag deutlich: hin zu mehr Struktur, Sicherheit und Effizienz. Dokumente werden zentral empfangen, automatisch zugeordnet und revisionssicher gespeichert. Gleichzeitig sorgen klare Zugriffsrechte dafür, dass sensible Informationen geschützt bleiben und nur berechtigte Personen Zugriff haben.
Praxistipp: Starte zunächst mit einigen typischen Dokumentenarten und verfolge ihren Weg durch den HR-Alltag.
Beispiel: Dokument kommt an → Prüfung → Zuordnung zum Mitarbeitenden → Ablage → späterer Zugriff
Nicht jedes Dokument in einer Personalakte unterliegt automatisch denselben gesetzlichen Anforderungen. Für die Einführung solltest du deshalb zunächst unterscheiden zwischen: Unterlagen, für die konkrete rechtliche Anforderungen an die elektronische Führung bestehen, und weiteren HR-Dokumenten, die das Unternehmen freiwillig digital verwalten möchte.
Bestimmte begleitende Entgeltunterlagen müssen bereits elektronisch geführt werden. Eine bisher mögliche Befreiung von dieser elektronischen Führung läuft Ende 2026 aus. Das bedeutet jedoch nicht automatisch, dass ab 2027 die komplette Personalakte ausschließlich digital geführt werden muss. Diese Unterscheidung ist wichtig, weil sie verhindert, dass ein Digitalisierungsprojekt allein aus einem vermeintlichen gesetzlichen Zwang heraus geplant wird.
Die bessere Frage lautet: Welche Unterlagen müssen wir digital führen – und welche weiteren Dokumente möchten wir digitalisieren, weil es unseren HR-Alltag sinnvoll vereinfacht?
So können Unternehmen die gesetzlichen Anforderungen erfüllen und gleichzeitig entscheiden, wie weit sie ihre Personalprozesse darüber hinaus digitalisieren möchten.
Jetzt beginnt der eigentliche Aufbau der digitalen Personalakte. Bevor Dokumente übernommen werden, solltest du festlegen, nach welcher Struktur sie künftig abgelegt werden. Eine mögliche Grundstruktur könnte beispielsweise Bereiche enthalten wie:
Welche Kategorien sinnvoll sind, hängt von euren bestehenden HR-Prozessen und Anforderungen ab. Wichtiger als eine möglichst große Zahl an Ordnern ist eine einheitliche und verständliche Logik.
Die bestehende Papierordnerstruktur einfach eins zu eins digital nachzubauen. Nutze die Einführung stattdessen als Gelegenheit, alte Ablagestrukturen zu hinterfragen und unnötige Kategorien zu vereinfachen.
Personaldokumente enthalten sensible Informationen. Deshalb sollte bereits vor der Übernahme geklärt sein, wer später welche Informationen einsehen und bearbeiten darf. Nicht jede Person, die mit HR-Daten arbeitet, benötigt automatisch Zugriff auf die vollständige Personalakte.
Mögliche Rollen können beispielsweise sein:
Unser Praxistipp:
Erstelle eine einfache Matrix: Dokumentenart → zuständige Rolle → Lesen → Bearbeiten
Damit lassen sich Berechtigungen bereits vor der technischen Einrichtung transparent abstimmen.
Anschließend wird für jede Dokumentenart definiert:
Diese Rollen sollten nicht erst während der Softwareeinführung spontan festgelegt werden. Je früher die Verantwortlichkeiten geklärt sind, desto einfacher lässt sich die spätere digitale Struktur aufbauen.
Ist die zukünftige Struktur definiert, stellt sich die nächste Frage: Muss wirklich jede alte Papierakte sofort vollständig digitalisiert werden? In vielen Unternehmen umfasst der vorhandene Bestand mehrere Jahre oder sogar Jahrzehnte. Alles gleichzeitig zu digitalisieren kann viel Zeit und Ressourcen binden. Deshalb lohnt sich eine Priorisierung. Diese könnte wiefolgt aussehen:
Vor der Migration sollte außerdem geprüft werden:
Damit verhinderst du, dass unnötiger Ballast aus alten Ablagen einfach in das neue System übernommen wird. So wird aus einer reinen Pflicht zur Digitalisierung ein echter Effizienzgewinn für HR-Teams.
Erst wenn Prozesse, Dokumentenstruktur und Berechtigungen geklärt sind, sollte die Software in den Mittelpunkt rücken. Denn eine HR-Lösung kann bestehende Abläufe unterstützen, sie kann aber nicht automatisch entscheiden, wie eure Personalakte sinnvoll aufgebaut werden sollte. Bei der Auswahl solltest du deshalb prüfen, ob die Lösung eure Anforderungen an die digitale Personalakte abbilden kann.
Wichtige Fragen bei der Auswahl:
Neben den Funktionen spielt deshalb auch die Einführung eine wichtige Rolle. Eine Software sollte nicht einfach installiert und anschließend dem HR-Team übergeben werden. Sinnvoller ist es, die zuvor definierten Strukturen gemeinsam einzurichten, mit ausgewählten Daten zu testen und anschließend schrittweise in den Arbeitsalltag zu überführen.
Je nach Unternehmensgröße, vorhandener Systemlandschaft und gewünschten HR-Prozessen kommen unterschiedliche Lösungen infrage. Mit Sage HR lassen sich zentrale Personalprozesse cloudbasiert organisieren und Personaldokumente strukturiert verwalten.
Die Sage HR Suite richtet sich an Unternehmen mit umfangreicheren HR-Anforderungen und verbindet unter anderem Personalmanagement mit weiteren HR-Prozessen. Welche Lösung besser passt, sollte deshalb nicht allein anhand einzelner Funktionen entschieden werden.
Du möchtest sehen, wie eine digitale Personalakte mit Sage in der Praxis aussehen kann?
Auf unserer Produktseite zeigen wir dir die Funktionen und Möglichkeiten der digitalen Personalakte im Detail.
Eine gut eingeführte digitale Personalakte verändert nicht nur den Speicherort der Dokumente. Sie schafft eine einheitliche Grundlage für die tägliche Arbeit mit Personaldaten.
Mögliche Vorteile sind:
Der größte Vorteil liegt deshalb nicht darin, dass Papier verschwindet. Der eigentliche Mehrwert entsteht dadurch, dass Informationen nachvollziehbarer organisiert und bestehende HR-Prozesse einfacher gestaltet werden können.
Die digitale Personalakte ist nicht nur eine gesetzliche Vorgabe, sondern auch eine echte Chance zur Optimierung von HR-Prozessen. Unternehmen, die frühzeitig auf digitale Lösungen setzen, profitieren von mehr Effizienz, weniger Aufwand und einer deutlich besseren Datenstruktur im Alltag.
Auch wirtschaftlich lohnt sich der Umstieg: Zwar entstehen zunächst Kosten für Software, IT-Infrastruktur und die Digitalisierung bestehender Unterlagen. Im Gegenzug entfallen jedoch laufende Ausgaben für Papier, Druck, Archivsysteme und vor allem für teure Büro- und Lagerflächen. Digitale Speicherlösungen in der Cloud sind in der Regel deutlich wirtschaftlicher als physische Archivräume und schaffen zusätzlich Flexibilität im Arbeitsalltag.
Die Einführung einer digitalen Personalakte ist kein reines IT-Projekt. Wer lediglich vorhandene Unterlagen einscannt und digital ablegt, übernimmt häufig auch die bisherigen Probleme in die neue Umgebung.
Erfolgreicher ist ein strukturiertes Vorgehen:
So wird die digitale Personalakte nicht nur zur gesetzlichen Pflicht, sondern auch zu einer langfristig wirtschaftlichen Entscheidung für moderne HR-Strukturen.
Du möchtest jetzt prüfen, wie sich eine digitale Personalakte technisch umsetzen lässt?
Dann erfahre auf unserer Produktseite mehr über die digitale Personalakte mit Sage und die Möglichkeiten für dein Unternehmen.
Du möchtest zunächst verstehen, was sich ab 2027 gesetzlich verändert?
In unserem separaten Beitrag erklären wir, welche elektronischen Unterlagen betroffen sind und wo häufig Missverständnisse rund um die „digitale Personalakte ab 2027“ entstehen.
Sie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von Instagram. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Mehr Informationen
