Seit 2022 müssen bestimmte begleitende Entgeltunterlagen elektronisch geführt werden. Arbeitgeber konnten sich bislang auf Antrag von dieser Pflicht befreien lassen. Diese Befreiungsmöglichkeit endet zum 31. Dezember 2026. Wichtig dabei: Das bedeutet nicht, dass ab 2027 automatisch die vollständige Personalakte digital geführt werden muss.
In diesem Artikel erfährst du, was eine digitale Personalakte ist, welche Dokumente betroffen sind und warum die Umstellung jetzt wichtig wird.
LANgefragt | 20.04.2026 | Lesezeit 9 Minuten
Die digitale Personalakte (ePA – elektronische Personalakte) ist die elektronische Form der klassischen Personalakte. Sie hat dieselbe Aufgabe wie eine herkömmliche Akte aus Papier: Sie bündelt alle personalrelevanten Dokumente eines Mitarbeiters an einem zentralen Ort (BAG, Urteil vom 19.07.2012 – 2 AZR 782/11). Im Idealfall werden digitale Personalakten automatisch in einem digitalen Dokumentenmanagementsystem (DMS) abgelegt, wo sie zentral verwaltet werden.
Im Gegensatz zur Papierakte ermöglicht sie einen schnellen Zugriff, klare Strukturen und eine sichere digitale Verwaltung. Der entscheidende Unterschied liegt in der Zugriffssteuerung: Nur berechtigte Personen können auf definierte Inhalte zugreifen. Das bedeutet, dass jeder berechtigte Mitarbeiter (i. d. R. Mitarbeiter der HR-Abteilung) standortunabhängig auf die Akten zugreifen kann. Dazu wird in Benutzerprofilen genau festgelegt, wer sich welche Inhalte ansehen und wer wo Änderungen vornehmen darf.
Für den öffentlichen Dienst wird dies konkret in § 106 BBG geregelt, wonach für jeden Beamten eine Personalakte zu führen ist, in der alle relevanten Unterlagen gesammelt werden. Der Zugriff auf diese sensiblen Daten ist dabei in § 107 BBG klar definiert und reglementiert.
Die Pflicht zur digitalen Personalakte ab 2027 ist kein Zufall, sondern das Ergebnis einer klaren gesetzlichen Zielsetzung. Der Gesetzgeber möchte sicherstellen, dass sozialversicherungsrelevante Unterlagen künftig einheitlich, nachvollziehbar und vor allem prüfungssicher geführt werden. Die rechtliche Grundlage wurde im Zuge der Anpassung des Sozialgesetzbuches (7. SGB IV-ÄndG und Beitragsverfahrensverordnung) geschaffen und verpflichtet Unternehmen dazu, Personal- und Entgeltunterlagen in einer strukturierten digitalen Form vorzuhalten.
Hintergrund ist, dass klassische Papierakten, Mischformen oder unstrukturierte digitale Ablagen diese Anforderungen langfristig nicht mehr erfüllen können und somit HR-Dokumente einheitlich, nachvollziehbar und prüfungssicher zu gestalten sind.
Papierakten oder gemischte Systeme stoßen dabei an Grenzen, insbesondere bei Betriebsprüfungen. Unterschiedliche Ablagen führen oft zu fehlender Transparenz und hohem Suchaufwand. Die Digitalisierung soll hier für mehr Klarheit und Standardisierung sorgen und nicht als zusätzliche Belastung, sondern als verbindlicher Rahmen für moderne HR-Prozesse gesehen werden.
Ab 2027 gilt daher die Verpflichtung zur digitalen Führung bestimmter Personalunterlagen.
Im Kern geht es um alle Unterlagen, die einen direkten Bezug zum Arbeitsverhältnis und zu sozialversicherungsrelevanten Prozessen haben. Damit wird schnell klar: Die Digitalisierungspflicht greift tief in die tägliche HR-Arbeit ein und betrifft deutlich mehr Bereiche als oft angenommen.
Im Mittelpunkt stehen bestimmte begleitende Entgeltunterlagen, die für sozialversicherungsrechtliche Prüfungen relevant sind. Welche Dokumente konkret darunterfallen, richtet sich nach den Vorgaben der Beitragsverfahrensverordnung. Die vollständige Personalakte ist davon nicht automatisch betroffen. Betroffen ist jedoch:
Damit wird deutlich: Die digitale Personalakte betrifft nahezu alle HR-Kernprozesse.
Die digitale Personalakte ist kein einfaches Ablagesystem, sondern unterliegt klaren rechtlichen Vorgaben. Wichtige Grundlagen sind:
Diese sollen sicherstellen, dass personenbezogene Daten korrekt, sicher und jederzeit nachvollziehbar gespeichert werden. Die GoBD verlangen dabei eine unveränderbare, vollständige und prüfungssichere Archivierung. Ergänzend dazu regelt die DSGVO den strengen Schutz personenbezogener Daten durch Zugriffsbeschränkungen und technische Sicherheitsmaßnahmen.
Aktuell gilt eine Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2026. Ab dem 1. Januar 2027 ist die digitale Führung der betroffenen Unterlagen für alle Arbeitgeber verpflichtend. Für das Jahr 2026 besteht noch die Möglichkeit, eine Befreiung zu beantragen.
Du weißt jetzt, welche Unterlagen von den gesetzlichen Anforderungen betroffen sind. Wie du daraus eine saubere Aktenstruktur und einen realistischen Einführungsplan entwickelst, zeigen wir dir in unserem Leitfaden zur Einführung der digitalen Personalakte.
Gemeinsam betrachten wir deine bisherige Dokumentenablage, klären die Anforderungen an Aktenstruktur und Zugriffsrechte und zeigen dir, wie Sage HR sinnvoll in deinem Unternehmen eingesetzt werden kann.
Fazit
Die digitale Personalakte ist längst keine Zukunftsvision mehr, sondern eine klar definierte gesetzliche Vorgabe mit festem Stichtag.Die gesetzliche Frist betrifft bestimmte elektronische Entgeltunterlagen aber nicht pauschal die komplette Personalakte. Für Unternehmen kann sie dennoch ein sinnvoller Anlass sein, weitere HR-Dokumente strukturiert zu digitalisieren und bestehende Ablageprozesse zu überprüfen.
Unternehmen haben zwar noch Zeit bis 2027, doch diese Phase sollte aktiv für die Umstellung genutzt werden. Wer frühzeitig strukturiert digitalisiert, reduziert nicht nur rechtliche Risiken, sondern sorgt gleichzeitig für deutlich mehr Effizienz und Transparenz im HR-Alltag.
Du möchtest nicht nur die Anforderungen verstehen, sondern deine Personaldokumente künftig strukturiert verwalten? Dann erfahre, wie sich eine digitale Personalakte mit der Sage HR in der Praxis abbilden lässt.
Wir zeigen dir die digitale Personalakte in der Sage HR. Anhand eurer Anforderungen beantworten wir deine konkreten Fragen. Im Anschluss klären wir gemeinsam, welche Funktionen sinnvoll sind und wie ein realistischer Einstieg aussehen kann.
Im Gespräch klären wir:
✔ wie eure Dokumentenablage aktuell aufgebaut ist,
✔ welche Funktionen für euch wirklich relevant sind,
✔ welche Rollen und Zugriffsrechte benötigt werden und
✔ wie ein sinnvoller Einstieg aussehen kann.
Beschreibe uns kurz, wobei wir dich unterstützen können. Wir melden uns persönlich bei dir und klären gemeinsam den passenden nächsten Schritt.
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